INTRODUCTION
Les participants, les exposants, les délégués ou les sponsors (ce terme incluant le demandeur et tout fournisseur de support) doivent être liés par les conditions, règles et règlements énoncés dans ces termes et conditions. Toute modification doit être faite par écrit et signée par un représentant autorisé d’AME Trade Sénégal,qui aura plein pouvoir pour interpréter et faire ou modifier ces règles, à condition que ces modifications et ajouts ne soient pas de nature à diminuer les droits réservés pour le participant en vertu de son contrat de participation, et n’auront pas effet d’augmenter ses responsabilités.
- Définitions
Le terme “organisateurs” désigne « AME Trade Sénégal », y compris ses ayants droit et successeurs; «Exposant» désigne toute personne, entreprise ou organisation, et le personnel ou mandataires de la compagnie occupant l’espace d’exposition lors de l’événement; «Événement» désigne l’une des manifestations organisées par l’organisateur; «Lieu» désigne le lieu de l’événement; «Sponsor» signifie une entreprise qui donne une image de marque à l’événement; «Contrat» désigne le formulaire de réservation qui confirme la participation, réservation ou parrainage du participant. - Contrat
2.1 • Un contrat doit être soumis pour toutes réservations. L’envoi aux organisateurs du contrat de réservation est la confirmation de l’engagement du participant de payer intégralement le montant prescrit obligatoire, c’est aussi un engagement à prendre l’espace d’exposition, la (les) place(s) de délégué(s), ou de sponsoring ainsi pris, si tel est le cas, et de votre acceptation de ces termes et conditions de réservation, y compris les conditions d’annulation. Le participant reconnaît avoir lu et compris ces conditions générales de réservation.
2.2 • Si les organisateurs acceptent de prendre une réservation temporaire, l’organisateur se réserve le droit de vendre cet espace à un autre exposant si le premier demandeur n’est pas en mesure de confirmer sa réservation sur demande dans un délai raisonnable.
2.3 • En soumettant le contrat de réservation, le participant accepte sans réserve ce qui suit :
2.3.1 • Les termes du contrat de l’espace d’exposition comme applicables aux exposants
2.3.2 • Tous règlements contenus dans ces conditions générales, le manuel du participant et toutes les instructions émises ultérieurement par les organisateurs;
2.3.3 • Tous les règlements établis par l’autorité locale applicable à l’événement
2.3.4 • Tous les règlements établis par le lieu de l’évènement, y compris mais non limité à la sécurité, la santé et sécurité, le feu et la circulation 2.3.5 • Tous les règlements actuels en santé et sécurité - Plan d’exposition
3.1 • Le participant et l’organisateur devront préétablir un espace d’exposition alloué. Le participant reconnaît cependant que l’organisateur se réserve le droit de modifier le plan du salon d’exposition à tout moment et lorsqu’il devient nécessaire de le faire.
3.2 • L’espace d’exposition sera alloué aux exposants par les organisateurs. Les demandes d’emplacement sont prises en compte lorsque cela est possible, mais ne peuvent pas toujours être garanties.
3.3 • Les étalages de démonstration d’exposition doivent rester dans l’espace au sol alloué à tout moment. - Santé et sécurité
4.1 • Il est de la responsabilité de l’exposant de s’assurer que son personnel et tout fournisseur / entreprise extérieure travaillant en son nom respectent les règlements de santé et sécurité en vigueur sur le lieu de l’exposition. L’exposant est responsable de la santé et de la sécurité de son stand lors de l’installation, l’utilisation et le démontage.
4.2 • Afin de créer et maintenir un environnement sécuritaire en tout temps, tous les exposants et entrepreneurs doivent respecter les instructions raisonnables des organisateurs et / ou du lieu - Sécurité / Assurance
5.1 • L’organisateur prendra des mesures raisonnables afin de sécuriser le lieu. Cependant, chaque exposant est responsable de la sécurité et de l’assurance de son propre affichage et contenu. - Breakdown
6.1 • Aucun élément ou panneau d’affichage ne peut être retiré avant l’heure de fermeture officielle de l’exposition, sauf si cela a préalablement été convenu et doit être effectué de manière à ne pas déranger les autres participants.
6.2 • Tout exposant ne respectant pas les délais prévus pour libérer le lieu de son stand et tout autre élément sera tenu responsable pour payer toute pénalité qui pourront être imposées par le lieu de l’évènement. - Identification du personnel
7.1 • Tout participant doit porter un badge d’identification délivré par l’organisateur à tout moment. - Accessoires de stands
8.1 • Tous les matériaux et accessoires de stands doivent être non inflammables ou imprégnés avec une solution d’ignifugation de manière à se conformer à toutes les exigences de sécurité applicables. - Dommages
9.1 • Les exposants ne doivent pas causer de dommages à la salle et sont tenus en cas de dommage de le réparer à leurs propres frais. - modalités de paiement
10.1 • Le paiement intégral doit être effectué sur réception de la facture de l’organisateur. Tout participant n’ayant pas effectué le paiement au moment de l’événement ne sera pas autorisé à participer à l’évènement. Toutefois, le participant reconnaît que l’envoi du contrat de participation est une démonstration de capacité et d’intention de faire le paiement intégral.
L’organisateur se réserve le droit d’exiger le paiement, même dans le cas où le participant n’a pas participé à l’événement. - Annulation
11.1 Toute annulation doit être soumise par écrit aux organisateurs.
11.2 • Dans le cas où un participant souhaite annuler sa participation, et si cette annulation est faite au moins un mois civil (et dans le cas des sponsors, trois mois
civils) avant le début de l’événement, les organisateurs effectueront un remboursement seulement au moyen de bordereau de crédit pour tout autre événement organisé par AME Trade et ayant lieu dans les 18 mois suivant cette annulation. - La faillite ou de la liquidation
Dans le cas où le participant fait faillite, devient insolvable ou entre en liquidation, ou si un fiduciaire, séquestre, administrateur-séquestre est nommé sur une partie ou la totalité de ses actifs, il appartient aux organisateurs de résilier le contratimmédiatement avec l’exposant et les modalités et conditions relatives à l’annulation de l’espace réservé énoncées en clause - Force majeure
13.1 • Les organisateurs ne seront pas tenus responsables en cas de perte, dommage ou retard résultant d’actes de guerre, de troubles civils, de grèves ou de lock-out, défaut ou défaillance des fournisseurs, l’action du gouvernement, d’intervention, d’action militaire, les contingences naturelles, le feu, les inondations ou toutes autres circonstances indépendantes de la volonté de l’organisateur qui rendent impossibles ou inopportuns la tenue de l’événement au moment ou à l’endroit prévu. Si cela se produit, les organisateurs se réservent le droit de reporter l’événement à une date et un site alternatifs. Le participant reconnaît que les organisateurs ont subi des pertes à la suite de cela et décline toute demande de dommages et intérêts. Les sommes versées à l’organisateur dans le cadre de l’événement resteront la propriété de l’organisateur.
13.2 • Il est recommandé que les exposants souscrivent à une assurance annulation. - Généralités
14.1 • Chaque participant est considéré avoir pris entière connaissance des conditions générales et est lié par celles-ci à tous égards.
14.2 • Passeport et visa: Les organisateurs aideront les participants avec leur lettre d’invitation l’établissement du visa afin d’assister à l’évènement. Les organisateurs ne sont pas responsables des dommages résultant des participants ne pouvant pas obtenir leur droit d’entrée dû à: la décision prise par les autorités du pays, le retard dans la réception des demandes et le retour de ces autorités ou informations inexactes fournies par les participants. Si un participant ne parvient pas à obtenir son visa, il reste responsable de toute somme due dans le cadre du contrat de l’événement.
14.3 • Le participant reconnaît et accepte que les organisateurs ne seront pas tenus responsables de toute perte ou dommage subis par le participant à la suite d’une faute ou d’une négligence des organisateurs en ce qui concerne: les actes ou omissions des prestataires de transport, le vol perte d’équipement ou d’effets personnels et toutes autres activités qui ont été sous-traitées par les organisateurs.
14.4 • Les droits d’un exposant ne sont cessibles à aucune autre entreprise ou personne et l’espace ne peut être cédé ou sous-loué en totalité ou en partie par lui.
14.5 • Les exposants ne doivent ni obstruer la visibilité du stand voisin, ni avoir une présentation qui pourrait être répréhensible à d’autres exposants. Tout éclairage dans le salon d’exposition doit être placé et conçu de façon à ne pas gêner les exposants voisins. Les phonographes, radios ou tous autres dispositifs sonores utilisés de manières contestables sont interdits. Par ailleurs, des activités de marketing ou de promotion inhabituelles, par exemple, des prix décernés, des tirages au sort ou toutes activités nécessitant aux participants de se rassembler autour du stand de l’exposant à un moment prédéterminé ou d’autres activités organisées en parallèle aux principales activités des organisateurs doivent être approuvés au préalable par l’organisateur.
14.6 • En publiant le catalogue de l’évènement, l’organisateur ou ses agents ou employés ne seront en aucune manière tenus pour responsables de toute erreur ou omission sur copie préparée et présentée par l’annonceur ou le participant.
14.7 • Dans le cas où le partage d’un stand a été approuvé au préalable par l’organisateur, le participant doit aviser l’organisateur du nom de chaque exposant.
Le participant devra agir à titre d’agents à l’égard de chaque sous-exposant qui devra être soumis aux mêmes règles et règlements en conséquence. Dans le cas où un sous-exposant échoue et/ou néglige de se conformer à ces règles et règlements, ou fait défaut de ses obligations, le principal participant sera responsable de toutes pertes, responsabilités et coûts encourus par les organisateurs découlant de ce manquement ou de non-respect.. 14.8 • S’il y a lieu, les participants s’engagent à soumettre leur logo, description et autres documents de marketing dans le format requis et le temps imparti qui a été indiqué par les organisateurs et ne tiendra pas les organisateurs responsables en cas d’erreur.
14.9 • L’organisateur se réserve le droit d’annuler/modifier le programme, le contenu, les intervenants ou le lieu de l’évènement à tout moment. Ils se réservent aussi le droit de réserver partie du programme aux sponsors. L’organisateur ne sera pas tenu responsable des dépenses encourues par les inscrits due à l’annulation de l’inscription individuelle.
14.10 • Un inscrit, en tant que personne individuelle, qui participe à un évènement, présente la permission aux organisateurs d’utiliser et de publier son image ou ses témoignages recueillis en lien avec le programme à des fins promotionnelles en rapport avec les conférences, les contenus instructifs et/ ou avec les activités de marketing. Les logos des entreprises participantes ne seront utilisés qu’à des fins de commercialisation et de promotion de l’évènement et afin de démontrer la collaboration du participant à l’évènement.
14.11 • Protection des données: Les coordonnées fournies seront conservées dans une base de données qui pourra être partagée au sein d’AME Trade Senegal. Parfois, vos coordonnées peuvent être mises à la disposition des sociétés externes à des fins
marketing. Si vous ne souhaitez pas que vos renseignements soient utilisés dans ce but, veuillez écrire à: Database Admin, AME Trade Senegal, Route de Ngor, Dakar – Sénégal ou envoyez-nous un email à support@ametrade.or